Tahapan Penyusunan Programa Penyuluhan

Penyusunan programa penyuluhan dilakukan oleh penyuluh pertanian bersama para pelaku utama dan pelaku usaha serta organisasi petani secara partisipatif, memalui tahapan sebagai berikut:

Perumusan Keadaan

Perumusan keadaan adalah penggambaran fakta berupa data dan informasi disuatu wilayah pada saat program disusun yang diperoleh setelah melakukan pengumpulan dan pengolahan data.  Sebelum keadaan dirumuskan, perlu dilakukan pengumpulan, pengolahan dan analisis data mengenai potensi, produktivitas dan lingkungan usaha pertanian, perilaku/tingkat kemampuan pelaku utama dan pelaku usaha, dan kebutuhan pelaku utama dalam usahanya disuatu wilayah.  Hasil analisis data dan informasi dapat digali melalui berbagi metode partisipatfi, diantaranya PRA (Participatory Rural Appraisal), dari rencana kegiatan pelaku utama dan pelaku usaha (RDK/RDKK) serta dari rekapitulasi programa penyuluhan setingkat dibawahnya.

Penetapan Tujuan

Penetapan tujuan adalah perumusan keadaan yang hendak dicapai dalam jangka waktu 1 (satu) tahun.  Tujuan dirumuskan dengan kalimat-kalimat perubahan perilaku pelaku utama dan pelaku usaha yang hendak dicapai. Penetapan tujuan tersebut dilakukan bersama-sama pemerintah, pelaku utama dan pelaku usaha, serta kelembagaan pelaku utama dan pelaku usaha sehingga rumusan tersebut berupa keinginan dan kepentingan dari kedua belah pihak.

Penetapan Masalah

Penetapan masalah adalah perumusan faktor-faktor yang dapat menyebabkan tidak tercapainya tujuan.  Faktor-faktor tersebut terutama dicari dari kemampuan pelaku utama dan pelaku usaha dan kelembagaan pelaku utama dan pelaku usaha. Faktor-faktor tersebut disusun berdasarkan:

1. Apakah masalah tersebut menyangkut mayoritas pelaku utama dan pelaku usaha dan organisasi petani.
2. Apakah erat kaitannya dengan program pembangunan pertanian yang sedang berlangsung di wilayah kerja yang bersangkutan.
3. Apakah kemamouan (biaya, tenaga, peralatan, dsb) tersedia untuk pemecahan masalah.  Urutan prioritas masalah dapat dilakukan dengan menggunakan teknik faktor penentu (impac-point) atau teknik peningkatan masalah lainnya.

Selain itu, penetapan masalah dilakukan secara partisipatif dengan merujuk pada hasil identifikasi faktor-faktor yang menyebabkan tidak tercapainya tujuan.

Penetapan Masalah dilakukan dengan tahapan:

1. Menetapkan kriteria untuk menetapkan prioritas (melibatkan banyak pelaku utama dan pelaku usaha, sebaran lokasi luas, kerugian yang diakibatkan tinggi, kemudahan untuk mengatasi masalah, mendesak/penting);
2. Menetapkan skoring/pembobotan untuk setiap kriteria sesuai dengan kesepakatan;
3. Melakukan penilaian terhadap setiap masalah berdasarkan skoring;
4. Menetapkan prioritas masalah.

Penetapan Rencana Kegiatan

Pada tahap ini dirumuskan cara mencapai tujuan, yaitu menetapkan rencana kegiatan yang menggambarkan bagaimana tujuan bisa dicapai. Ada dua rencana yang harus disusun, yaitu :

1. Rencana kegiatan penyulhan yang meliputi data dan informasi mengenai tujuan, masalah, sasaran, lokasi, metode/kegiatan, waktu, lokasi, biaya dan penanggungjawab serta pelaksana.  Masalah dalam rencana kegiatan penyuluhan berupa masalah-masalah yang bersifat perilaku, yang antara lain bisa disidik (identifikasi) berdasarkan teknik faktor penentu.
2. Rencana kegiatan untuk membantu mengikhtiarkan pelayanan dan pengaturan yang meliputi data dan informasi mengenai tujuan, sasaran, lokasi, kenis kegiatan, waktu, penanggungjawab serta pelaksana. Masalah petani bersifat non perilaku antara lain masalah-masalah yang berkaitan dengan kondisi sarana dan prasarana usahatani, pembiayaan, pengaturan, pelayanan dan kebajikan pemerintah/iklim usaha yang kurang konsudif.
3. Rencana Monitoring dan Evaluasi

Rencana monitoring dan evaluasi disusun oleh para penyuluh yang berada di pusat, provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan/desa bersama para pelaku utama dan pelaku usaha.

Rencana monitoring dan evaluasi meliputi:

1. Penetapan indikator dan ukuran keberhasilan  programa
2. Indikator ditetapkan berdasarkan tujuan kegiatan-kegiatan(keluaran/output) yang telah ditetapkan dalam programa.
3. Ukuran keberhasilan ditetapkan berdasarkan indikator yang dapat diukur (data kualitatif dan kuantitatif). 
4. Penyusunan instrumen monitoring dan evaluasi
5. Instrumen monitoring disusun berdasarkan rencana dan realisasi kegiatan-kegiatan yang tercantum dalam programa penyuluhan.
6. Instrumen evaluasi disusun dalam bentuk daftar pertanyaan/daftar isian berdasarkan indikator yang telah ditetapkan.
7. Penetapan jadual monitoring dan evaluasi

Monitoring dilakukan paling kurang 3 (tiga) bulan sekali atau triwulan, sedangkan evaluasi dilakukan menjelang akan disusunnya programa penyuluhan tahun berikutnya.

Revisi Programa Penyuluhan

Revisi programa penyuluhan pusat, provinsi, kabupaten/kota, kecamatan, kelurahan/desa dilakukan karena adanya perubahan-perubahan keadaan yang mengakibatkan berubahnya tujuan, masalah dan rencana kegiatan yang disebabkan antara lain :

1. Kesalahan analisa data dan informasi yang digali melalui  PRA;
2. Kesalahan dalam penyusunan rencana kegiatan penyuluhan yang telah disusun oleh pelaku utama dan pelaku usaha disetiap tingkatan dan kelompok;
3. Kesalahan dalam perumusan keadaan;
4. Kesalahan dalam  penetapan tujuan;
5. Kesalahan dalam penetapan masalah;
6. Kesalahan dalam penetapan kegiatan; dan
7. perubahan dalam dukungan pembiayaan.

Secara skematis urutan penyusunan programa penyuluhan pertanian dapat digambarkan seperti pada Gambar berikut ini:

Skematis Urutan Penyusunan Progrma Penyuluhan Pertanian